Imago Public Relations | Jak NIE organizować konferencji prasowej

Antyporadnik PR

Jak NIE organizować konferencji prasowej?

Recepta na konferencję prasową, po której niezadowoleni będą dziennikarze, Twój klient oraz Twój szef:

1. Nie przygotowuj szczegółowego planu działań, czy harmonogramu prac – przecież i tak wiesz, co masz robić, a ważne sprawy najwyżej zapiszesz sobie na kartce gdzieś w swoich notatkach.
2. Pracując od jakiegoś czasu z klientem nie sporządzaj szczegółowego budżetu wydarzenia. Znacie się już przecież i na pewno dogadacie się w sprawach finansowych.
3. Rozpoczynając współpracę z klientem od konferencji prasowej nie proś klienta o materiały, którymi posługiwał się w działaniach komunikacyjnych wcześniej. Twoim zadaniem jest stworzenie nowej jakości. Jeśli zdarzyłoby się, że materiały będą niespójne wyjaśnicie to sobie z dziennikarzami na konferencji.
4. Jeżeli pracujesz w agencji PR w żadnym wypadku nie wyznaczaj osoby odpowiedzialnej, która z ramienia Twojej firmy będzie stale kontaktowała się z klientem. Ważne przecież, by w ogóle dostał materiały, a że wytworzy się szum komunikacyjny… cóż, organizujesz przecież WIELKIE wydarzenie i to normalne. Klient musi czuć, że praca wre.
5. Nie organizuj regularnych spotkań podsumowujących dotychczasowy stan przygotowań. Zawsze możesz przecież porozmawiać ze współpracownikami przez telefon i wszystko będzie jasne.
6. Salę, catering, noclegi i niezbędny na konferencję sprzęt zarezerwuj zawsze najwcześniej dwa dni przed konferencją. Jest przecież tyle sprzętu i miejsc – na pewno coś się znajdzie.
7. Nie sprawdzaj jakości usług i wiarygodności firm cateringowych. Jeśli coś będzie nie tak, zamówisz jedzenie przez telefon. Jest tyle punktów gastronomicznych, a na Twojej konferencji przewidziane są przecież przerwy.
8. Zaproszenia do dziennikarzy wysyłaj zawsze dzień przed konferencją. To przecież Twoja konferencja jest najważniejsza w tym dniu i przyjadą tak czy tak. A że niektórzy są spoza miasta, w którym organizujesz wydarzenie… są przecież samoloty i szybkie samochody.
9. Materiały prasowe również nie muszą być przygotowane zbyt wcześnie. Tu trzeba dosłownie potraktować zasadę, która mówi że dziennikarze oczekują najświeższych informacji. A że dzień przed konferencją nie wydrukuje się wszystko… zawsze możesz przecież dosłać materiały mailem.
10. Nie umieszczaj w teczkach kompletu materiałów prasowych. Dziennikarze mogą się nimi powymieniać. Zacieśnią kontakty i lepiej będą wspominać Twoją konferencję
11. Nie staraj się o potwierdzenia obecności dziennikarzy na konferencji. Najwyżej będziesz miał mniej pracy w dniu konferencji, a gdzieś i tak opiszą to wydarzenie. Będzie przecież najważniejsze …
12. Nie umawiaj dziennikarzy na rozmowę ze swoim klientem podczas konferencji. Jeśli będą chcieli i tak podejdą, ewentualnie zrobi się trochę szumu, który zawsze wprowadza dobrą atmosferę
13. Po konferencji nie twórz raportów i nie monitoruj mediów.Klient też przecież czyta gazety, a jeśli napiszą coś złego, nieświadomy przynajmniej nie będziesz musiał się denerwować
14. I najważniejsze – nie przejmuj się, jeśli coś pójdzie nie tak. W końcu formalnie konferencję organizujesz nie ty, a Twój klient. A że go stracisz – cóż, trafi się następny…