Imago Public Relations | Jak NIE organizować eventów?

Antyporadnik PR

Jak NIE organizować eventów?

Jak zorganizować nieudany event, który zapamiętasz Ty, Twój szef, Twój klient oraz zaproszeni goście? Wystarczy pamiętać o kilku elementarnych zasadach. Oto one:

1. Impreza firmowa to przede wszystkim świetna zabawa - nieważne czy jest to jubileusz firmy, otwarcie nowego obiektu, targi, kongres, wigilia firmowa czy „drzwi otwarte”, głównym celem imprezy jest świetna zabawa, nawet do białego rana! Nie zawracaj sobie więc głowy określeniem celów wydarzenia specjalnego, a już nigdy jego zawartością merytoryczną. Ma być spontanicznie.
2. Liczy się spontaniczność – wcześniejsze ułożenie planu na nic się nie przyda, gdyż każdy fachowiec wie najlepiej co i kiedy ma zrobić. Ponadto działając spontanicznie, można wykazać się większą kreatywnością.
3. Masz czas – zbyt wczesne przygotowania do imprezy to tylko strata czasu. Prawdziwi fachowcy rozpoczynają przygotowania do eventu kilka dni przed planowaną datą wydarzenia. W razie konieczności, zawsze można przesunąć termin imprezy o kilka kolejnych dni i nikomu nie powinno to przeszkadzać.
4. SMS do najważniejszych gości – SMS to szybka i łatwa forma komunikacji elektronicznej. Wysyłając gościom SMS’a z zaproszeniem na dzień przed imprezą, unikniesz dodatkowych pytań dotyczących dokładnej daty i miejsca planowanego wydarzenia. Zbyt wczesne zapraszanie gości na event może sprawić, iż zdążą oni o nim zapomnieć. Wystrzegaj się również imiennego adresowania SMS’ów do zapraszanych gości, gdyż przy tak dużej liczbie wysyłanych SMS’ów, możesz przekręcić czyjeś imię lub nazwisko.
5. Każde miejsce jest dobre – nieważne gdzie, ważne z kim! Każde miejsce na imprezę jest dobre!
6. Danie w 5 minut – Catering zamawia się najwyżej kilka godzin przed eventem. To jest jedyny sposób, aby zapewnić gościom świeżo przygotowany i gorący posiłek.
7. Muzyka łagodzi obyczaje - Nieważne jaki charakter ma wydarzenie firmowe… przecież dobra muzyka, to gwarancja powodzenia każdej imprezy! Właśnie dlatego najważniejszą osobą na evencie nie będzie ani Twój klient, ani żaden z zaproszonych gości, tylko DJ, najłatwiej z pobliskiej dyskoteki, który zna wszystkie najnowsze hity.
8. Nie, dziękuję! – nie ma potrzeby, aby gospodarz dziękował za przybycie wszystkim gościom. Wręcz odwrotnie – to goście powinni podziękować gospodarzowi za zaproszenie i możliwość uczestnictwa w tak świetnej zabawie
9. Elastyczny budżet – Nie należy przejmować się, jeśli wcześniej zakładany budżet zostanie przekroczony. Na imprezę zawsze znajdą się dodatkowe środki! Najważniejsze przecież, żeby zaproszonym gościom niczego nie zabrakło.
10. Raport? – Nie ma potrzeby, aby robić raport z wydarzenia, które zarówno Ty, Twój szef, Twój klient oraz wszyscy goście i tak zapamiętacie na zawsze.